En los últimos años, se han dado pasos importantes en la digitalización de las empresas, pero aún queda mucho por hacer. Sobre todo entre las pymes. El sector más numeroso del tejido industrial español. Este es un tema que preocupa al gobierno, a la Unión Europea y, por supuesto, a los empresarios.
Según el Observatorio de Competitividad de la Cámara de Comercio, el 85% de las empresas piensan que tienen un nivel de digitalización alto o medio alto. Un 50,7% afirma que este avance se ha producido o intensificado especialmente desde el 2020 hasta la actualidad. Sin embargo, un 52% de las pymes aprecian dificultades para conectar de manera digital con las administraciones públicas (Hacienda, Seguridad Social, Comunidades Autónomas) y un 42,8% afirma que les falta tiempo para formar a su personal y adaptar su funcionamiento a la era digital.
Desde luego, gran parte del proceso de digitalización de las empresas ha sido impulsado por el gobierno, bien mediante programas de ayudas o bien por medio de exigencias legales.
En cuanto a las ayudas cabe destacar el Kit Digital. Un programa de subvenciones del que se han beneficiado más de 750.000 pymes y autónomos, y que traía como novedad, que las ayudas eran gestionadas por empresas y profesionales tecnológicos, por medio de la figura de los agentes digitalizadores. Una medida que aseguraba que el dinero estaba bien invertido y acorde con las necesidades concretas de cada empresa.
Con respecto a las exigencias legales está la obligatoriedad de la factura electrónica, que pasa a generalizarse a todos los retenedores de IVA a partir del 2026, o la obligación de llevar a cabo el registro de la jornada laboral de los trabajadores por medio de herramientas informáticas.
Vamos a ver más en concreto cómo se está llevando a cabo esta transformación en la vida de las empresas. Y lo vamos a hacer analizando algunos aspectos relevantes. Son estos.
Herramientas digitales de gestión.
Estas herramientas son software que automatizan tareas burocráticas o repetitivas que ahorran bastante trabajo en las oficinas de las empresas.
El O.N.T.S.I. (Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad), dependiente del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital afirma que un 42% de las empresas utilizan CRM para gestionar la información de sus clientes, y un 52% emplean sistemas ERP para el intercambio de datos dentro de la empresa.
El CRM (Customer Relationship Management) son programas informáticos que permiten una actualización automática de los ficheros de clientes y una comunicación digital entre la empresa y los compradores de productos o receptores de servicios. Para que nos hagamos una idea. Un programa de este tipo permite conocer el historial de compras de un cliente habitual y generar una factura automáticamente, con sus datos fiscales, sin necesidad de rellenarla a mano.
El ERP (Enterprise Resource Planning), por otro lado, son aplicaciones y software que facilitan la comunicación interna dentro de la compañía y actualizan todos los documentos contables relacionados con un dato. Dentro de esta categoría estarían las integraciones entre caja y almacén. Los programas de Terminal de Punto de Venta (T.P.V.) que transfieren la venta de los productos al stock de la empresa, actualizando de manera instantánea el inventario, y preparando los próximos pedidos.
Un programa E.R.P. utilizado por muchas empresas son las aplicaciones para fichar. Recogen la entrada y salida de cada trabajador de su puesto de trabajo y emiten un informe personalizado, adaptado a las exigencias de la Inspección de Trabajo.
Muchos de estos programas se suministran por medio de aplicaciones que diseñan desarrolladores informáticos y cuyos datos se almacenan en la nube. Lo que facilita su utilización por parte de la empresa. Con esto, los empresarios no están obligados a invertir en nuevos programas ni adaptar sus equipos informáticos para guardar la información. Utilizan las aplicaciones cuando las necesitan.
La factura electrónica.
Una exigencia que va a cambiar de forma notoria la digitalización de las empresas es la obligatoriedad de la factura electrónica. Una factura que se emite a través de un programa autorizado por la Agencia Tributaria, en un formato estructurado tipo XML y que deja una trazabilidad que permite a Hacienda rastrear los posibles cambios que se hagan en la factura, cuando se han hecho y quién los ha hecho. Reduciendo, de esta manera, el fraude fiscal.
La factura electrónica tiene rasgos de CRM y de ERP. De CRM porque afecta a la relación con los clientes. Y de ERP, puesto que permite una serie de automatizaciones que se refleja en otros programas y archivos internos de la empresa y, principalmente, en su comunicación con Hacienda.
Los programadores de Everygit, una empresa tecnológica de Leganés (Madrid), que se dedica a diseñar herramientas informáticas para facilitar la digitalización de documentos y el tratamiento de documentos digitales en las empresas, piensan que la factura electrónica, por encima de una obligación legal, representa una ventaja competitiva para las empresas. Ya que con ella se va a combatir la morosidad comercial y se van a agilizar los trámites burocráticos.
La factura electrónica es obligatoria para los servicios B2B; es decir, para las relaciones comerciales entre empresas. Las compras efectuadas a los proveedores o las ventas o servicios que prestemos a otras empresas o autónomos deben quedar registradas en una factura electrónica.
Para la venta minorista hay una mayor flexibilidad. Se supone que en estos casos lo que se emite es un ticket de caja; aunque el cliente está en su derecho, en cualquier momento, de solicitar una factura impresa que, igualmente, tendrá la misma validez legal.
Presencia online.
Cuando se habla de digitalización, muchas empresas piensan en su presencia en internet. Está claro que a día de hoy, una empresa que no está en la red es casi como si no existiera. El comercio online ha disparado el ámbito comercial natural de las empresas. Muchas empresas locales han pasado a efectuar ventas en todo el país e, incluso, a nivel internacional, gracias al desarrollo del comercio electrónico.
Por otra parte, los usuarios buscamos servicios y productos a través de los buscadores de internet o nos informamos sobre una empresa antes de contratarla, visitando su página web.
Las Redes Sociales se han convertido en una poderosa herramienta de promoción para las empresas. Una buena estrategia en este campo permite a las compañías llegar a un público cualificado, interesado en sus productos o servicios, más amplio que con los medios tradicionales.
Sin embargo, la presencia de las empresas en internet no puede reducirse a tener una página web corporativa o a disponer de perfiles sociales más o menos activos.
Internet debe facilitar la comunicación de los clientes con la empresa y los intercambios comerciales. Las herramientas que pone a disposición de las empresas la red debe permitir que un cliente reserve un servicio o que efectúe una compra; sin necesidad de desplazarse a la dirección física de la empresa.
Internet ha llegado para hacernos la vida más fácil. Este aspecto afecta especialmente a los usuarios y consumidores. Los cuales pueden tener la posibilidad de hacer consultas o transacciones comerciales desde la comodidad de su móvil u ordenador a la hora y en desde el lugar que consideren oportuno.
Las Redes Sociales e Internet son como una jungla exuberante de vegetación. Millones de empresas se anuncian y están presentes en ellas. Esto obliga a las empresas a trabajar facetas como el SEO (Optimización para Motores de Búsqueda) a fin de que sus clientes potenciales puedan encontrarlas.
La ciberseguridad.
En un mundo digital en desarrollo continuo, como en el que vivimos, la Universidad Isabel I opina que la ciberseguridad se ha convertido en una preocupación crítica para las pymes. Con la digitalización, las empresas cada vez manejan más datos sensibles de sus clientes, y efectúan operaciones en las que están presentes, información interna de la compañía. Las debilidades en seguridad cibernética pueden dejar vulnerable a la empresa, a sus clientes y afectar su reputación. De ahí lo importante que las empresas trabajen esta área.
Algunas de las amenazas de ciberseguridad que más afectan a las pymes son:
- Phishing. Correos electrónicos que buscan engañar a los empleados para robar información confidencial de la empresa.
- Ransomware. Ataques de piratería informática que cifran archivos sensibles de la empresa y exigen un rescate, generalmente económico, a cambio de facilitar la clave de descifrado.
- Ataques de denegación de servicio (DoS). Estos ataques inundan los servidores internos de una empresa con tráfico malicioso, provocando la caída de los sistemas y la interrupción de los servicios, lo que puede provocar graves pérdidas económicas a la empresa, mientras dure el ataque.
- Sistemas desactualizados y vulnerabilidades del software. No tener actualizadas las herramientas informáticas o que estas dispongan de puntos débiles por los que puedan introducirse, los hackers deja expuesta a la empresa a merced de los ciberdelincuentes para que roben información o para que saboteen los programas desde dentro.
Esta es solo una parte de la digitalización de las empresas. La transformación digital abarca un campo mucho más amplio del que los empresarios y emprendedores alcanzamos a concebir.
