En muchas oficinas a diario se producen incidencias que, cuando son graves, pueden acabar paralizando la actividad por espacio de horas o días. El servicio de mantenimiento informático existe para que se reduzca la frecuencia y el impacto que tienen estas situaciones.
No hablamos de tener a una persona que arregle ordenadores, sino de que se ponga en marcha un conjunto de tareas planificadas que mantengan los sistemas estables, seguros y eficientes, de tal manera que los problemas aparezcan menos y que, cuando aparezcan, puedan solucionarse antes y con menores consecuencias.
¿Qué se entiende por mantenimiento informático?
Lo primero que debemos saber es que es un conjunto de actividades técnicas, preventivas y correctivas que se hacen sobre equipos, servidores, redes y software de una organización a fin de que se garantice un funcionamiento fiable. Se incluyen tanto acciones de carácter rutinario como otras más puntuales ante fallos concretos.
A nivel práctico, un servicio de mantenimiento lo que hace es cubrir:
Hardware
Revisión del estado en el que se encuentran los ordenadores portátiles, servidores, discos duros, fuentes de alimentación, sistemas de refrigeración, etc.
Software
Hablamos de sistemas operativos, aplicaciones para oficinas, programas específicos del negocio, controladores y firmware.
Redes y conectividad
Routers, switches, puntos de acceso, Wi-Fi, VPN, configuración de VLAN y balanceo de carga.
Seguridad
Cortafuegos, antivirus, parches de seguridad, políticas de contraseñas y formación básica frente al phishing.
Datos
Diseño y gestión de copias de seguridad, pruebas de restauración o planes de recuperación ante desastres.
En estos casos, el objetivo es que todo funcione bien, de manera segura y que se produzca el menor número posible de sorpresas.
Existen tres tipos de mantenimiento
Son preventivo, correctivo y evolutivo y son complementarios:
Mantenimiento preventivo
Estamos ante el corazón de cualquier estrategia que sea seria. Básicamente, consiste en hacer tareas planificadas que eviten que se produzcan fallos. Se programa en calendarios y se incluyen acciones como:
- Actualización de sistemas operativos y aplicaciones con los últimos parches de seguridad.
- Se limpian físicamente los equipos para evitar que haya sobrecalentamientos.
- Revisión de logs y alertas en los servidores y dispositivos de red
- Comprobación de que las copias de seguridad se hacen bien y son restaurables.
- Optimización de software, en el que se eliminan archivos temporales, desfragmentación cuando proceda y revisión de los servicios que no sean necesarios.
Mantenimiento correctivo
El que se activa cuando algo falla: un disco que se rompe, un servidor que no arranca, una red que se cae, etc. La función que tiene es la de restaurar el servicio lo antes que sea posible.
Pese a que es inevitable que haya cierto volumen de mantenimiento correctivo, el hecho de basar toda la estrategia en él es algo que es caro y no exento de riesgos. Se implican paradas no planificadas, horas extra, posibles pérdidas de datos y más estrés para el equipo.
Mantenimiento evolutivo
En ocasiones es menos visible, pero es bastante importante, como es el mantenimiento evolutivo. Las mejores o los ajustes se hacen no porque algo esté roto, sino porque el negocio como tal ha cambiado o la tecnología avanzó. En ello se incluye:
- Migración a versiones más recientes de software o sistemas operativos.
- Sustitución de equipos antiguos por otros más eficientes.
- Implementación de nuevas herramientas de seguridad o monitorización.
Reestructuración de redes para soportar más usuarios o servicios nuevos.
Esta clase de mantenimiento ayuda a que la infraestructura no se quede obsoleta y siga alineada con las necesidades reales que tenga la empresa.
¿Por qué el mantenimiento informático es fundamental para pymes y autónomos?
En una empresa de gran tamaño es más sencillo disponer de un departamento IT interno que tenga varios especialistas. En una pyme o despacho profesional, lo normal, como nos comentan los expertos de Omega2001, es que no exista nadie que se dedique solo a esto: o que lo haga una persona que “sepa algo de ordenadores” o se tira con proveedores puntuales cuando haya problemas de mayor gravedad.
¿Cuál es el coste de todo esto?
Veámoslo:
Paradas que no estaban planificadas
Una avería que se produzca en el servidor de archivos o en el sistema de facturación puede detener la operativa por espacio de horas. Hay sectores en los que cada hora de parada se traduce de forma directa en pérdida de ingresos.
Pérdida de datos
Sin que haya copias de seguridad bien diseñadas y verificadas, un fallo de disco, un ransomware o hasta un error humano supone una pérdida de información crítica, de pedidos, clientes y contabilidad.
Brechas de seguridad
Sistemas sin parches, antivirus desactualizados o redes que están mal configuradas son puertas que están abiertas a los ciberataques. El coste que tiene un incidente de seguridad no es solamente técnico, puede incluir imagen, posibles sanciones y tiempos de recuperación.
Bajo rendimiento
Equipos lentos, redes saturadas o aplicaciones que fallan de forma constante, mermando la productividad del equipo y generando frustración.
Cuando se contrata un servicio externo de mantenimiento informático, es posible profesionalizar dicha área sin que haya que tener personal interno dedicado a ello. Para bastantes empresas es la forma más eficiente de contar con un departamento IT a la medida.
¿Qué debería incluir un buen servicio de mantenimiento?
Todos los contratos de mantenimiento no son iguales. Los hay que se limitan al arreglo cuando se llama y otros tienen un enfoque bastante más proactivo. Por ello, cuando evalúes opciones, lo mejor es que el servicio cubra una serie de aspectos:
Monitorización proactiva
Un sistema de monitorización vigila continuamente el estado de los servidores, discos, servicios críticos y conectividad. Cuando detecta una anomalía, se genera una alerta para que el técnico actúe antes de que el problema pueda afectar al negocio. Esto hace que muchas incidencias potencialmente graves se produzcan en pequeñas intervenciones programadas.
Gestión de actualizaciones y parches
Los sistemas operativos y aplicaciones reciben actualizaciones de manera constante, de las cuales bastantes están relacionadas con la seguridad. Un proveedor de calidad las programa en ventanas horarias que no interrumpan el trabajo, verificando que se apliquen bien y mantiene un registro de qué equipos se encuentran al día y cuáles no.
Copias de seguridad y pruebas de restauración
Disponer de backups no es suficiente; deben asegurarse de que funcionan. Un contrato serio va a incluir:
- Copias automáticas y frecuentes
- Almacenamiento en ubicación separada
- Verificaciones periódicas de que la restauración es posible y se hace en tiempo razonable.
- Soporte técnico accesible
Se puede contactar con el proveedor de manera sencilla y contar con una respuesta en tiempos razonables. Hay servicios que ofrecen SLA con tiempos máximos de resolución y respuesta, lo que le da mayor previsibilidad al negocio.
Seguridad básica gestionada
Todo esto incluye un antivirus centralizado, un cortafuegos que se ha configurado adecuadamente, una política de contraseñas, revisiones periódicas de los permisos y, en los niveles más avanzados, herramientas EDR y formación frente al phishing.
La idea no es montar un búnker, sino que se reduzcan riesgos de manera realista dependiendo del tamaño y del sector de la empresa en cuestión.
Asesoramiento y planificación
Además de lo técnico, no debemos olvidar que un proveedor de calidad actúa como un socio, puesto que ayuda a que se planifiquen las renovaciones de los equipos, las migraciones a la nube, cambios normativos o de las nuevas necesidades que tenga el negocio en cuestión. Este acompañamiento lo que hace es evitar que se tomen decisiones de carácter cortoplacista que después pueden terminar saliendo muy caras.
Lo que está claro es que en el tiempo en el que vivimos, las empresas no se pueden permitir correr riesgos con el mantenimiento de sus equipos y para eso lo mejor es confiar en profesionales que puedan solucionarles los problemas o incidencias que aparezcan.
